Ghid e-Factura pentru cazare: cum emiți rapid factura direct din PMS

E duminică, ora 11, iar la recepție stau la coadă trei familii care pleacă. Una dintre ele cere factură pe firmă. Cauți CUI-ul, completezi manual, apoi îți amintești că factura trebuie să ajungă și în sistemul e-Factura. Sună cunoscut?

Ce trebuie să conțină factura de cazare

Factura pentru servicii de cazare urmează regulile generale din Codul fiscal. Elementele de bază sunt:

• numărul și data facturii, într-o serie continuă;
• datele firmei tale: denumire, CUI, adresă;
• datele clientului: pentru o firmă, denumire, CUI și adresă; pentru o persoană fizică, numele;
• descrierea serviciului: cazare, perioada și numărul de nopți;
• prețul, cota de TVA aplicabilă (dacă ești plătitor) și totalul;
• separat, alte servicii: mic dejun, masă, taxa de stațiune, dacă e cazul.

Cota de TVA și regulile pentru taxa locală se pot schimba, așa că verifică-le periodic cu contabilul tău.

e-Factura, pe scurt

Facturile emise trebuie transmise în sistemul național RO e-Factura, administrat de ANAF, în termenul legal. Obligația se aplică atât facturilor către firme, cât și, din 2025, celor către persoane fizice. Practic, fiecare factură devine un fișier electronic încărcat în SPV.

Făcut manual, asta înseamnă: emiți factura, generezi fișierul, intri în SPV, îl încarci și verifici dacă a fost acceptat. Pentru zeci de plecări pe săptămână, e mult timp pierdut.

Greșeli frecvente la recepție

• CUI scris greșit, care duce la respingerea facturii;
• perioada de cazare neclară sau lipsă;
• servicii suplimentare amestecate cu cazarea;
• facturi uitate netransmise după un weekend aglomerat.

Cum arată facturarea din PMS cu Deplino

În Deplino, factura pleacă direct din rezervare. Datele oaspetelui, perioada, camera și serviciile sunt deja acolo, așa că nu mai copiezi nimic de mână.

• La check-out emiți factura dintr-un singur click.
• Datele firmei clientului se completează după CUI.
• Transmiterea în e-Factura se face direct din PMS, fără să intri separat în SPV.
• Vezi starea fiecărei facturi și afli imediat dacă vreuna are nevoie de corectare.

Familiile de la coadă pleacă mai repede, iar tu închei ziua fără facturi restante. Intră pe Deplino și vezi cum funcționează facturarea pentru pensiunea ta.