Politică de Confidențialitate

1. Operatorul de date

Site-ul www.deplino.ro și platforma Deplino sunt administrate de SC DEPLINO SERVICES SRL, CUI 33902328, cu sediul în Str. Toporașilor nr. 274, Petrăchioaia, județul Ilfov, România.

Pentru orice întrebări privind protecția datelor personale ne poți contacta la [email protected].

2. Despre Deplino

Deplino este o platformă Software as a Service (SaaS) destinată industriei ospitalității și turismului, oferind soluții precum PMS, CRM, HR, facturare, management operațional, rezervări, recenzii, experiențe, rent-a-car și alte servicii conexe.

Platforma poate fi utilizată atât de companii și unități de cazare, cât și de utilizatori finali care rezervă servicii sau publică recenzii și experiențe.

3. Ce date colectăm

Date de identificare:

• Nume și prenume;
• Adresă de e-mail;
• Număr de telefon;
• Adresă de facturare;

Date de cont:

• Nume utilizator;
• Date de autentificare;
• Preferințe și setări ale contului;

Date privind rezervările și serviciile:

• Rezervări hoteliere;
• Servicii turistice și experiențe;
• Rezervări restaurant;
• Servicii rent-a-car;
• Alte servicii disponibile în platformă;

Date generate de utilizatori:

• Recenzii și evaluări;
• Comentarii;
• Fotografii și materiale încărcate voluntar;

Date tehnice:

• Adresa IP;
• Tipul dispozitivului și browserului;
• Loguri de acces și activitate;
• Date colectate prin cookie-uri și tehnologii similare;

4. Scopul prelucrării datelor

Datele sunt prelucrate pentru:

• Crearea și administrarea conturilor;
• Furnizarea serviciilor disponibile în platformă;
• Gestionarea rezervărilor și solicitărilor utilizatorilor;
• Facturare și procesarea plăților;
• Comunicare și suport tehnic;
• Îmbunătățirea serviciilor și dezvoltarea platformei;
• Prevenirea fraudelor și securizarea sistemelor;
• Respectarea obligațiilor legale.

5. Temeiul legal al prelucrării

Prelucrăm datele personale în baza executării contractului, consimțământului utilizatorului, obligațiilor legale și interesului legitim al companiei, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).

6. Partajarea datelor

Datele pot fi transmise către furnizori de servicii necesari funcționării platformei, inclusiv:

• Channex — channel manager pentru sincronizarea disponibilității și tarifelor de cazare;
• Parteneri de rezervări și distribuție;
• Procesatori de plăți;
• Furnizori de hosting și infrastructură cloud;
• Servicii de e-mail și notificări;
• Autorități publice, atunci când legea impune acest lucru.

Nu vindem și nu comercializăm datele personale ale utilizatorilor către terți.

7. Date prelucrate pentru clienții noștri

În cazul utilizării modulelor PMS, CRM, HR, Facturare sau a altor funcționalități business, clienții platformei pot introduce în sistem date privind propriii clienți, angajați sau colaboratori.

În aceste situații, Deplino poate acționa în calitate de persoană împuternicită de operator, iar responsabilitatea legală privind colectarea și utilizarea acestor date aparține clientului care utilizează platforma.

8. Perioada de stocare

Datele sunt păstrate doar atât timp cât este necesar pentru furnizarea serviciilor, respectarea obligațiilor legale și apărarea drepturilor și intereselor legitime ale companiei.

9. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării sau divulgării nepermise.

Cu toate acestea, niciun sistem informatic nu poate garanta securitate absolută.

10. Drepturile tale (GDPR)

Conform Regulamentului (UE) 2016/679, beneficiezi de următoarele drepturi:

• Dreptul de acces la date;
• Dreptul la rectificare;
• Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat");
• Dreptul la restricționarea prelucrării;
• Dreptul la portabilitatea datelor;
• Dreptul de opoziție;
• Dreptul de retragere a consimțământului;
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă.

Pentru exercitarea drepturilor tale, contactează-ne la [email protected].

11. Cookie-uri

Platforma utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea serviciilor, analiză statistică, securitate și îmbunătățirea experienței utilizatorilor.

Informații suplimentare vor fi disponibile într-o Politică de Cookie-uri separată.

12. Conținut public și recenzii

Utilizatorii pot publica recenzii, comentarii, evaluări, fotografii și alte materiale în cadrul platformei.

Aceste informații pot deveni publice și vizibile altor utilizatori, în funcție de funcționalitatea utilizată.

13. Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic această Politică de Confidențialitate. Modificările vor fi publicate pe această pagină și vor intra în vigoare de la data publicării.

14. Acord privind Prelucrarea Datelor (DPA)

Pentru serviciile furnizate prin modulele PMS, CRM, HR, Facturare, Channel Manager și alte funcționalități destinate clienților business, Deplino poate prelucra date cu caracter personal în numele și la instrucțiunile clienților săi.

În aceste situații, clientul care utilizează platforma acționează în calitate de operator de date, iar Deplino acționează în calitate de persoană împuternicită de operator, conform Regulamentului (UE) 2016/679.

Deplino prelucrează datele exclusiv pentru furnizarea serviciilor contractate și implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea acestora împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării sau divulgării accidentale ori ilegale.

Clienții sunt responsabili pentru obținerea tuturor consimțămintelor și pentru respectarea obligațiilor legale privind colectarea și utilizarea datelor introduse în platformă.

La solicitarea clientului sau la încetarea relației contractuale, datele pot fi exportate, anonimizate sau șterse, în conformitate cu obligațiile legale aplicabile și politicile de retenție ale platformei.

15. Conținut Generat de Utilizatori

Utilizatorii pot publica recenzii, comentarii, evaluări, fotografii, experiențe și alte materiale prin intermediul platformei Deplino.

Utilizatorul garantează că deține drepturile necesare asupra conținutului publicat și că acesta nu încalcă drepturile unor terțe persoane, inclusiv drepturi de autor, drepturi la imagine sau alte drepturi prevăzute de lege.

Deplino își rezervă dreptul de a elimina sau restricționa accesul la conținutul care încalcă legislația aplicabilă, drepturile terților, termenii și condițiile platformei sau care poate afecta funcționarea normală a serviciilor.

Prin publicarea conținutului pe platformă, utilizatorul acordă Deplino un drept neexclusiv de afișare, stocare și distribuire a respectivului conținut în scopul furnizării serviciilor.

16. Integrare WhatsApp Business API

Deplino oferă partenerilor săi (hoteluri, restaurante, agenții etc.) posibilitatea de a conecta propriul cont WhatsApp Business la platformă, prin intermediul Meta WhatsApp Business Platform (Meta Platforms, Inc.).

Prin această integrare:

• Numărul de telefon WhatsApp al partenerului este conectat la platforma Deplino prin procesul de Embedded Signup furnizat de Meta;
• Mesajele primite de la clienți pe numărul WhatsApp al partenerului pot primi răspuns automat, generat de un asistent conversațional bazat pe inteligență artificială, folosind informații despre produsele și serviciile partenerului respectiv;
• Conținutul mesajelor și numărul de telefon al expeditorului sunt procesate în scopul generării răspunsului și, dacă e cazul, al finalizării unei rezervări sau comenzi;
• Datele transmise prin WhatsApp sunt procesate și de Meta Platforms, Inc., conform Politicii de Confidențialitate a WhatsApp (whatsapp.com/legal/privacy-policy);
• Un partener poate solicita oricând deconectarea numărului WhatsApp de la platforma Deplino, prin panoul propriu de administrare.

17. Memoria asistentului AI

Asistentul AI Deplino oferă o funcție opțională de memorie: dacă o activezi explicit din pagina asistentului, acesta reține fapte generale despre preferințele tale de călătorie (de exemplu destinații preferate, componența familiei, buget aproximativ), extrase din conversațiile tale, pentru a-ți oferi recomandări mai potrivite.

• Memoria este dezactivată implicit — nimic nu se reține fără acordul tău explicit (temei legal: consimțământul, art. 6 alin. (1) lit. a GDPR);
• Nu se stochează date sensibile (sănătate, CNP, date de card, convingeri religioase sau politice);
• Poți vedea oricând lista completă a faptelor reținute, în pagina asistentului AI, secțiunea „Memorie";
• Poți șterge orice fapt individual sau întreaga memorie, oricând, cu efect imediat;
• Dezactivarea memoriei oprește imediat reținerea de fapte noi; faptele deja reținute rămân vizibile și pot fi șterse de tine;
• La ștergerea contului, memoria asistentului se șterge automat și definitiv.

18. Contact

Pentru întrebări privind protecția datelor sau exercitarea drepturilor GDPR:

SC DEPLINO SERVICES SRL
E-mail: [email protected]
Website: www.deplino.ro
Whatsapp: +40 730 135 425